Versão 001 – 11/2022

A Octamax cobranças com seu foco voltado para a transformação das relações jurídicas, conciliando pessoas e empresas com flexibilidade, inovação e efetividade. Ao longo de nossa história, reafirmamos, em todas as esferas, a crença em valores enraizados na cultura de nossa empresa e sempre pautados na ética.

Tendo em vista, a mudanças crescentes no cenário da proteção de dados e a integridade e transparência necessárias para o atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018), apresentamos a presente Política de Privacidade, com o objetivo de demonstrar a todos os tratamentos de dados pessoais realizados pela Octamax, englobando a finalidade do armazenamento, coleta, utilização e possíveis compartilhamentos.

É de suma importância esclarecer que todas as medidas de privacidade estão sendo adotadas, buscando de forma objetiva a conformidade com a legislação e as boas práticas de governança em privacidade sugeridas pelos órgãos de controle, dessa forma continuaremos a prestar nossos serviços com a ética, transparência e a credibilidade de sempre.

Para o melhor entendimento, é necessário apresentar algumas definições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, sendo elas:

(i) Dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, ou seja, quaisquer dados que permitam identificar, ainda que indiretamente, a pessoa física a qual eles pertencem;

(ii) Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

(iii) Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

(iv) Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;

(v) Controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

(vi) Operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;

(vii) Encarregado (DPO): pessoa indicada pela Egger & Mesquita que atuará como canal de comunicação, para atender as demandas internas e de nossos clientes, referente ao tratamento de dados pessoais, bem como as que possam vir da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Com o objetivo de definir de forma mais efetiva a necessidade de uma legislação sobre a segurança das informações, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018), foi constituída.

A Lei tem como principais objetivos estabelecer uma maior segurança sobre os dados pessoais dos indivíduos, surgindo de um desdobramento do direito à vida privada e visando proteger o tratamento de dados de pessoais como forma de evitar o uso desses dados para fins discriminatórios, para fins diversos daqueles que foram informados inicialmente, além de inúmeros tratamentos indevidos e prejudiciais.

Dessa forma, a legislação definiu hipóteses em que os tratamentos podem acontecer, de modo a estruturar balizas e métodos para que o tratamento de dados pessoais ocorra de forma correta e respeitando a privacidade dos titulares.

Sendo assim, a Octamax utiliza em suas operações as seguintes hipóteses legais, previstas na Lei:

· Consentimento (inciso I do artigo 7º e parágrafo 1º do artigo 14);

· Obrigação legal ou regulatória (inciso II do artigo 7º);

· Cumprimento de contrato (inciso V do artigo 7º);

· Legítimo interesse (inciso IX do artigo 7º).

É garantido aos titulares dos dados, os seguintes direitos, conforme expressa o artigo 18 da Lei Geral de Proteção de Dados:

· Confirmar com a Octamaz a existência de tratamento de dados pessoais e obter, a qualquer tempo, acesso a esses dados;

· (ii) Requerer junto a Octamax a correção ou atualização de dados que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados;

· (iii) Requerer a exclusão de dados dos sistemas da Octamax, dentro do prazo legal mínimo relacionado ao armazenamento dos dados;

· (iv) Solicitar a rastreabilidade de seus dados através do requerimento das informações das entidades públicas e privadas com as quais a Octamax tenha realizado o uso compartilhado de dados;

· (v) Realizar a portabilidade de dados a outro prestador de serviço, mediante requisição;

· (vi) Solicitar o bloqueio ou eliminação dos dados pessoais, caso haja a coleta desnecessária, excessiva, ou pelo tratamento de forma inadequada;

· (vii) Revogar o consentimento, posteriormente a concessão, bem como requerer a eliminação dos dados obtidos sob seu amparo.

É fundamental para a Octamax que apenas ocorra o tratamento dos dados pessoais exclusivamente para a realização de suas finalidades e execução dos serviços prestados aos clientes da empresa. Sendo assim, os dados pessoais tratados por nós, são de titularidade de:

· Clientes;

· Colaboradores e seus dependentes;

· Fornecedores e Terceiros;

· Colaboradores das empresas contratantes;

· Visitantes do site daOctamax;

· Interessados no portfólio e contato, que preencham o formulário no site da Octamax ou por meio do chat de atendimento ao cliente com a empresa;

· Interessados que preencham o formulário, no meio de comunicação para candidatos no campo “Trabalhe Conosco”.

· Formulários, cadastros, contatos realizados pessoalmente, via central de atendimento ou site da Octamax;

· Cadastro interno de colaboradores, parceiros ou terceiros;

· Assinatura de contratos de prestação de serviços com fornecedores ou clientes;

· Softwares de busca de informações para localização de devedores.

A legislação tem como objetivo estabelecer que o tratamento de dados ocorra com finalidades específicas, explícitas, legítimas e declaradas. Buscando sempre tratar somente os dados estritamente necessários para alcançar o objetivo da sua atividade, a Octamax destaca algumas das finalidades pretendidas:

· Execução satisfatória do Contrato;

· Garantia de direitos;

· Cumprimento de obrigações legais;

· Contato para a prestação do serviço ou eventuais esclarecimentos;

· Gestão de documentos pessoais;

· Realizar organização e gerenciamento jurídico do cliente;

· Proteger informações contidas em processos e sistemas;

· Viabilizar a prestação de serviços de cobrança e a proteção ao crédito;

· Controladoria Jurídica.

Para nós da Octamax é de suma importância que os dados pessoais tratados permaneçam, pelo período que cumprem sua finalidade de tratamento, em ambientes seguros e confiáveis, através de sistemas ou até mesmo arquivos físicos, cujo acesso só é realizado por pessoas autorizadas.

Dessa forma, a Octamax visa garantir a aplicabilidade dos princípios da segurança da informação, controles rígidos e padronizações de segurança, que poderão ser exigidos por parceiros e empresas contratantes, se preocupando, ainda, em promover a cultura da privacidade dentro da organização.

Os dados tratados permanecerão armazenados nos sistemas da empresa durante a relação contratual, conforme a duração da finalidade originária ou em decorrência do prazo estabelecido por obrigação legal e/ou regulatória.

A Octamax cobranças não utiliza qualquer tipo de cookie em seus serviços, em especial seu website e, desta forma, não realiza a coleta de dados pessoais característico dos capturados por essa ferramenta.

Caso nós implementemos os cookies no nosso website, seja para habilitação de funcionalidades, desempenho, ou estatísticos, atualizaremos o texto da presente política apontando a finalidade do seu uso, e divulgaremos pelos nossos meios de comunicação, deixando disponível para consulta pelos visitantes do website e demais interessados.

Para a atividade econômica e a prestação de serviços jurídicos, manutenção dos sistemas e funcionabilidade do site da Octamax, pode existir a necessidade de compartilhamento de dados pessoais com alguns parceiros de setores terceirizados, como por exemplo:

· Empresas de tecnologia da informação (Sistemas de Gestão, Suporte e Aplicativos);

· Softwares internos de gestão de informações, jurídica e financeira, entre outros;

· Softwares de busca de informações para localização de devedores;

· Plataformas oficiais do judiciário para gestão e seguimento dos processos;

· Empresas de marketing e comunicação;

· Instituições bancárias;

· Serviços Notariais e de Registro Público;

· Correspondentes.

Cabe destacar, que a LGPD prevê o compartilhamento de dados mediante solicitação por autoridades administrativas ou judiciais. Tais pedidos serão devidamente analisados pela Octamax, que verificará a validade e fundamento legal da solicitação e, ainda, buscará a garantia de que o pedido preenche todos os requisitos legais obrigatórios.

Destaca-se que a Octamax só compartilha informações em situações que sejam estritamente necessárias e mediante a utilização de garantias contratuais e técnicas apropriadas para cada situação.

Além disso, todos os fornecedores ou terceiros que estabeleçam relação comercial com a Octamax em função disso necessitem realizar o tratamento de dados pessoais, seja em nome da empresa ou sob sua orientação, também deverão observar as diretrizes contidas nesta Política.

Quando operadores de dados pessoais, os fornecedores e terceiros devem assegurar que todos os tratamentos observarão as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. Além disso, deverão garantir que esses tratamentos ocorrerão em conformidade com a finalidade pré- estabelecida pela Octamax, junto as diretrizes e códigos de conduta expedidos pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”) e demais órgãos competentes.

Também deverão assegurar que os dados pessoais que tiverem acesso, serão armazenados em repositórios seguros, implementando técnicas e ferramentas que garantam a integridade e a segurança da informação. Após cumprir sua finalidade, os dados pessoais disponibilizados pela empresa deverão ser imediatamente descartados, sendo inadmissível a utilização destes para finalidades diversas das estabelecidas pela empresa.

Todos os parceiros comerciais da Octamax, incluindo fornecedores, terceiros e prestadores de serviços, deverão possuir processos implementados que garantam a segurança das informações pessoais e respostas tempestivas às requisições dos titulares. Ainda, nas hipóteses de tratamento conjunto dos dados pessoais, a Octamax poderá solicitar que colaborem, fornecendo as informações necessárias para a resposta às solicitações dos proprietários das informações pessoais. Caso estes parceiros recebam alguma solicitação direta dos titulares, deverão em até 2 (dois) dias úteis comunicar o Encarregado de Dados (DPO).

Os fornecedores precisam estar cientes de que a proteção de dados pessoais é um compromisso coletivo, por isso a empresa espera que todos os Fornecedores/Terceiros estejam cientes das suas responsabilidades enquanto agentes de tratamento de dados e implementem uma estrutura mínima relacionada a proteção de dados.

O tratamento indevido de dados pessoais ou em desconformidade com a lei, poderá acarretar extinção do contrato ou até mesmo responsabilizações pelas infrações, conforme previsto na LGPD.

Eventualmente a Octamax poderá auditar o nível de segurança aplicado pelos terceiros e fornecedores para atestar se estes atendem aos requisitos mínimos exigidos pela empresa. Nos casos de eventual inadequação das medidas técnicas ou administrativas, um prazo de adequação será concedido ao Fornecedor/Terceiro que, caso não se adeque aos padrões mínimos, poderá ter o contrato de prestação de serviços rescindido motivadamente.

A Octamax, seja atuando como controladora ou como operadora dos dados pessoais acima informados, se responsabiliza por manter tais dados seguros, além de tratá-los de acordo com a finalidade originária, assegurando que nenhum excesso ou desvio venha a ocorrer.

É assegurado ainda aos dados pessoais compartilhados com terceiros, a aplicação estrita das diretrizes impostas nesta Política.

Nesse sentido, a Octamax se compromete com a privacidade dos seus dados e busca ser transparente a todo momento, para que assim seja oferecido aos nossos clientes a melhor solução para as suas necessidades, sempre em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.